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Les non-conformités touchent toute organisation. Elles peuvent avoir un impact négatif sur la qualité des produits, les performances de l’entreprise et la satisfaction des clients. Dans cet article, nous vous présenterons des conseils pratiques pour les gérer efficacement, en mettant l’accent sur des procédures claires et des outils de suivi et de résolution, répondant aux réglementations en vigueur.
Optez pour une procédure précise et conforme !
La première étape pour gérer les NC est d’établir des procédures précises. Elles doivent inclure des étapes détaillées pour signaler, documenter, évaluer et résoudre les NC. Il est important de définir aussi les rôles et les responsabilités de chacun à toutes les étapes du processus. Vous devez veiller à ce que toutes les parties prenantes soient impliquées et informées.
1. Identifier la non-conformité
La non-conformité est par définition « la non-satisfaction à une exigence qui survient au cours d’un processus » (ISO 9001 2015).
Les sources de non-conformité sont :
- Non-respect des exigences techniques des produits (matériaux, caractéristiques, fonctionnement, etc.).
- Non-respect des processus (erreurs dans les quantités, retards dans les délais de livraison, mauvaise utilisation des équipements, défaillance humaine due à un manque de formation, etc.).
Il est important de faire de la veille et de se tenir informé des évolutions réglementaires qualité spécifiques à votre secteur d’activité pour assurer que vos produits et services soient conformes.
2. Signaler la non-conformité
La fiche de non-conformité permet d’effectuer la traçabilité du signalement. Celle-ci doit être accessible à tous les collaborateurs de l’entreprise. Doit figurer sur ce document toutes les étapes utiles pour pouvoir identifier et ensuite traiter le dysfonctionnement.
- Remplissez la fiche de NC
- De quoi s’agit-il ?
- Quelles sont les personnes concernées ?
- Où se sont produits les faits ?
- Quand se sont produits les faits ?
- Comment se sont produits les faits ?
- Complétez le signalement, si possible, avec des :
- Fichiers
- Photos
- Vidéos
3. Traiter la non-conformité
Lorsque la fiche de non-conformité est parvenue au référent, il faut suivre un processus de résolution précis basé sur 5 étapes importantes :
- Indiquer le statut et la priorité de traitement : toutes les non-conformités n’ont pas la même importance. Si vous en avez plusieurs à gérer en même temps il faut les prioriser selon votre propre cartographie des risques.
- Action immédiate : action dite « urgente » pour stopper le problème immédiatement ou pour en minimiser les conséquences.
- Analyse des causes : il existe plusieurs méthodes pour rechercher les causes du dysfonctionnement :
- Enquête interne auprès des collaborateurs concernés.
- Utiliser la méthode des 5P, pour trouver la cause racine.
- Utiliser la méthode d’Ishikawa 5M (diagramme des causes et effets) actualisée 7M (ajout du Management et des Mesures).
- ...
- Recherche de solutions correctives par le suivi du plan d’actions : après avoir identifié les causes, il faut mettre en place une solution adaptée en s’appuyant sur un plan d’action. Cela aura pour effet de résoudre la NC et d’éviter qu’elle ne se reproduise.
Ce que doit comporter votre plan d’action :
- Détails des actions à mener.
- Par qui : nommer les acteurs et superviseurs.
- Quand : suivi des échéances.
- Comment : les mécanismes à employer.
- Coût éventuel.
- Vérification et Évaluation de l’efficacité de vos actions : il faudra vérifier que :
- L’action a été réalisée.
- L’action a été efficace et a eu pour effet de solutionner le dysfonctionnement.
- L’action a permis de mettre en place des actions de prévention pour que le dysfonctionnement ne se reproduise plus.
- L’action a permis de minimiser les effets indésirables liés au dysfonctionnement.
4. Éditer le rapport
Après l’évaluation de la performance des actions correctives, le dossier ouvert pour traiter la non-conformité peut être clos. Vous pourrez ensuite éditer le rapport contenant toutes les informations récoltées, du signalement jusqu’à son traitement.
5.Archiver le dossier
Le rapport est ensuite archivé dans la base de données de l’entreprise. Il est ainsi disponible et consultable selon le besoin. Par exemple, pour la revue des non-conformités ou bien lors de la visite des auditeurs. En effet, lors de vos audits de contrôle ou de certification, il est important de montrer votre processus de gestion et de résolution des non-conformités. C’est un point essentiel stipulé dans les normes réglementaires.
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L’intérêt d’utiliser des outils de suivi et de résolution
Il est essentiel de disposer d’outils appropriés. Cela peut inclure des logiciels de gestion de la qualité, des systèmes de suivi des incidents ou des bases de données centralisées.
Avez-vous déjà envisagé d’utiliser une solution digitale pour gérer vos non-conformités ?
Ce type d’outil présente de nombreux avantages. Comme Wispeek, il permet de digitaliser l’ensemble de votre système QHSE (les non-conformités, les audits et la gestion des risques). Il s’agit d’une plateforme qui intègre des fonctionnalités de collecte, de traitement et de suivi.
- Signaler une NC directement sur le terrain depuis un téléphone ou une tablette, ce qui permet une réactivité immédiate.
- Définir des actions correctives et préventives et gérer l’ensemble de vos plans d’actions dans une interface centralisée.
- Envoyer des notifications et alertes (échéances, personnes…) grâce à un workflow collaboratif.
- Partager les bonnes pratiques, des supports de formation et des procédures précises et à jour.
- Accéder facilement à un tableau de bord de suivi pour consulter rapidement vos indicateurs et vos résultats.
La plateforme est intuitive et personnalisable selon vos besoins et vous aidera à identifier des pistes d’amélioration pour respecter les normes de certification.
N’oubliez pas que chaque NC déclarée est une opportunité d’apprentissage et d’amélioration continue. La détection et le traitement des non-conformités est le signe d’une entreprise qui fonctionne bien.
