Enquête interne : comment procéder ?

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Temps de lecture : 4 min.

Face au flux croissant des signalements, chaque organisation se doit de mettre en place des procédures d’enquête interne pour en faciliter le traitement. En effet, plus de 60% des signalements reçus, mènent à une enquête.

Le code du travail, les lois Sapin 2 et Waserman suivi du décret qui en découle formalisent l’obligation de traiter de manière organisée, fiable et confidentielle tout signalement recueilli.

Quels sont les faits qui en justifient son déclenchement ? Quelles sont les procédures à suivre ? Quels sont les avantages de la coupler avec le dispositif de signalement ?


Définition de l’enquête interne

L’enquête interne sert à recueillir les explications et témoignages des collaborateurs pour établir la matérialité des faits signalés et ainsi prendre les décisions adéquates. Elle permet donc de déterminer si les faits sont répréhensibles car non conformes à la loi, au code éthique ou bien au règlement intérieur de votre organisation. La clôture de l’enquête permettra de savoir si une sanction disciplinaire doit éventuellement être prononcée.

A ne pas confondre avec l’enquête judiciaire qui est menée par des magistrats et est encadrée par le Code de procédure pénale. Si vous constatez que les faits signalés sont de nature pénale, vous devez prendre contact avec l’autorité judiciaire concernée.

Elle doit être déclenchée à la suite :

  • D’un signalement interne ou externe
  • D’un audit interne ou externe
  • À la demande d’une autorité judiciaire, administrative, de régulation, etc.

L'enquête doit être menée par un groupe de personnes habilitées internes ou externes. C’est-à-dire : membres du comité éthique et compliance, juristes, services RH, instances représentatives du personnel, etc.

L’investigation doit être supervisée par plusieurs personnes pour éviter tout conflit d’intérêt. Vous devez veiller à ce qu’elle se déroule dans un cadre impartial, conforme et confidentiel.


Quelles sont vos obligations :

Dans le cas de signalements relevant d’un crime ou d’une infraction, les employeurs sont juridiquement responsables et ont l’obligation de diligenter une enquête interne (C. trav. art. L. 4121-1).

Elle s’intègre également à la démarche de prévention des risques professionnels. Il est de votre devoir de mettre en place tous les moyens nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs.

Dès la réception d’un signalement concernant des faits répréhensibles (corruption, harcèlement, délits etc.) l’employeur dispose d’un délai de 2 mois pour engager des poursuites disciplinaires. Ce délai peut être allongé en cas de poursuites pénales.

Quels sont les risques en cas d’absence d’une enquête interne ?

  • Pour l’employeur, cela constitue un manquement à l’obligation de prévention. Il peut être poursuivi et condamné à verser des dommages et intérêts.
  • Pour le collaborateur incriminé, les sanctions disciplinaires sont annulées.

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Quelles procédures mettre en place ?

Dans un premier temps, il est conseillé de formaliser en amont le cadre de procédures de l’enquête interne afin qu’elle soit diligentée de manière efficace et non improvisée. Elle doit être validée par les instances dirigeantes de votre organisation.

Vous devez ensuite informer vos collaborateurs sur les mesures et outils mis à leur disposition pour effectuer un signalement ; organiser des formations sur les bons gestes et comportements à appliquer ; communiquer le code de conduite de l’entreprise et les sanctions applicables en cas d’infraction.

Les étapes à suivre :

  • Recueil des informations et documents nécessaires à l’enquête
    • o Audition de l’auteur du signalement
    • o Audition de la ou des personne(s) signalée(s)
    • o Audition de l’ensemble des témoins
    • o Recherche de preuves matérielles

  • Analyse et qualification des faits
    • - Rôles et responsabilités de chacun
    • - Déterminer la gravité des faits signalés
    • - Décisions et mesures à prendre

  • Rédaction et communication du rapport
    • - Compte rendu documenté et signé
    • - Conclusions de l’enquête
    • - Notes et préconisations

  • Appliquer le cas échéant des sanctions et/ou avertissements
    • - Si les faits sont avérés : à l’encontre de la personne accusée
    • - Si les faits ne sont pas avérés et que le signalement avait pour but de nuire : à l’encontre de l’auteur du signalement

Pour garantir l’impartialité, le responsable de l’enquête interne peut se faire accompagner lors de la réalisation de sa mission par :

  • Médecin du travail
  • Représentant du personnel/ référent harcèlement
  • Responsable RH
  • Juristes dans le cas de poursuites
  • Etc.

A la clôture d’une enquête, les parties prenantes doivent être averties des conclusions et des décisions prises en termes de sanction et autres mesures à prendre. Suivant les faits, il est conseillé de conserver les résultats de l’enquête interne au cas où ils pourraient servir dans le cadre d’une enquête judiciaire. Le délai de conservation est délimité par la CNIL et peut être allongé jusqu’à un délai de 6 ans selon le guide de l’AFA.


Le digital au service de l'enquête interne

Pour l’entreprise, opter pour une solution digitale permet de lever les freins liés au manque de personnel habilité ou bien à la complexité de la mise en oeuvre des procédures. C’est apporter à la fois des outils qui permettent de faciliter le travail des responsables conformité, rh et juristes. Et d’un autre côté, de fournir à l’ensemble des collaborateurs internes et externes une solution fiable pour pouvoir s’exprimer de manière sécurisée.


Dispositif de signalement

Couplé au dispositif de signalement, l’enquête interne complète le programme de conformité anticorruption et de lutte contre tous types d’harcèlement. Cela permet aussi de centraliser les informations pour faciliter les investigations.

La réactivité

Pouvoir être notifié en temps réel dès la réception d’un signalement permet d’agir rapidement pour prendre des décisions et des mesures immédiates. L’avantage est de prévenir et limiter les répercutions et les effets secondaires survenus lors d’une infraction.

L’anonymisation

Il est important de veiller à l’anonymat des personnes concernées et de respecter la confidentialité des données échangées. Un garant essentiel pour que vos collaborateurs se sentent protéger contre toutes formes de représailles.

L’automatisation

La numérisation de votre formulaire d’enquête permet d’automatiser l’analyse des résultats et l’édition du rapport. La digitalisation optimise l’amélioration des process de recueil et de gestion de l’information pour garantir et sécuriser les procédures d’investigation.

La communication

Un des impératifs de votre démarche de prévention des risques passe par la communication. Diffuser simplement et rapidement à l’ensemble de vos équipes tous types de documents : le code de conduite ; les comptes rendus de formation ; les vidéos et autres supports sur les bons comportements à adopter ; les procédures et outils pour effectuer un signalement ; le déroulé d’une enquête interne, etc.


Prévenir et sensibiliser vos collaborateurs de l’existence d’un dispositif de signalement permet de favoriser le signalement interne. A noter également que des procédures transparentes sur le fonctionnement du dispositif et les modalités du déroulement d’une enquête interne encourage la confiance des collaborateurs dans son utilisation.

Seekreet a pour volonté de soutenir les organisations dans leur démarche de compliance et de mise en conformité face à toutes les règlementations apparues ces dernières années : loi Sapin 2/Waserman, devoir de vigilance, lutte contre le harcèlement, RGPD, etc.

Contacter notre équipe si vous souhaitez consolider votre procédure et optimiser votre démarche pour assurer la conformité de vos enquêtes internes à l’aide de Wispeek, notre plateforme dédiée.


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