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Dans toute organisation, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, les systèmes de signalement et de remontées d’information sont utiles pour identifier, analyser et réduire les risques de survenues d’infractions ou d’évènements indésirables. Qu’entend-on par dispositif d’alerte ? Comment le mettre en place ? Quel dispositif choisir ? Cet article pour permet de répondre à ces questions.

Qu’est ce qu’un dispositif de signalement/alerte ?

Il s’agit d’un dispositif qui permet de recueillir des signalements de la part de vos collaborateurs internes voir externes. Ces alertes sont relatives à des infractions à la loi, à des comportements déviants ou bien encore au non-respect du règlement intérieur de votre organisation.

Ce dispositif doit également permettre le traitement des signalements de manière confidentielle en assurant la protection de l’anonymat des personnes impliquées et des données échangées.

Il existe de multiples canaux de signalement : mail, ligne téléphonique, plateforme digitale, etc. De plus, vous pouvez soit internaliser, externaliser ou mutualiser votre dispositif.

Que dit la loi ?

La mise en place d’un tel dispositif est encadrée par la loi du 21 mars 2022 dite loi Waserman qui vise à améliorer la protection des lanceurs d’alerte. C’est une transposition en droit français de la directive européenne du 23 octobre 2019, et qui complète et comble les lacunes de la loi Sapin 2 de 2016. Vous pouvez consulter notre article sur les changements apportés par la loi Waserman.

Cette loi impose aux entreprises, associations et établissements publics d’au moins 50 salariés et les collectivités de plus de 10 000 habitants de mettre en place un dispositif de recueil et de traitement des alertes.

• Pour les PME et TPE, même s’il n’est pas obligatoire, le dispositif de signalement peut s’intégrer à votre dispositif de prévention santé et sécurité au travail (article L. 4121-1). En effet, le code du travail impose à tout employeur de prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé physique et mentale et la sécurité de ses salariés.

Comment ça marche ?

Le dispositif de recueil et de traitement des alertes doit répondre à certaines conditions imposées par les lois en vigueur. Pour ce faire, vous devez mettre en place des procédures et des outils qui doivent être formalisés et inscrits dans le règlement intérieur. Pensez également à mettre en place un plan de communication et de sensibilisation. Cela vous permettra de répondre à votre obligation de communiquer sur l’existence et le fonctionnement des mesures prises à l’ensemble des collaborateurs de votre organisation.

Voici les différentes étapes à respecter :

Le dispositif de recueil :

• Mettre en place un outil pour recueillir les alertes. Vous êtes libres de choisir le moyen que vous souhaitez
• Permettre à l’auteur d’effectuer un signalement de manière confidentielle ou anonyme
• Établir une procédure listant les informations à remplir lors d’un signalement

L’accusé de réception :

• Permettre de confirmer la réception du signalement
• Permettre de préciser le délai de traitement du signalement après réception

Le dispositif de traitement :

• Nommer un référent ayant les compétences pour traiter les signalements ou orienter vers les bons interlocuteurs
• Analyser la recevabilité du signalement
• Mettre en place une enquête interne
• Informer l’auteur du signalement du suivi de son dossier
• Clôturer le signalement : archivage ou destruction avec anonymisation des données collectées

Si vous souhaitez optimiser l’efficacité de votre système de signalements nous avons recensé quelques bonnes pratiques qui pourraient vous être utiles.

Être accompagné dans la mise en place de son dispositif 

Afin de se conformer aux exigences des lois Sapin II/Waserman, Wispeek propose une solution digitale innovante de remontées d’information pour la protection de l’entreprise, des hommes qui la composent, des produits et services qu’elle distribue.

Des garanties de confidentialité et d’anonymat

Notre solution garantit la confidentialité et l’anonymat de l’identité de l’auteur d’un signalement, des personnes concernées et des données collectées tout au long du traitement de l’alerte.

• Le contenu du signalement est crypté par un chiffrement asymétrique et protégé par un mot de passe
• Les échanges ont lieu sur une messagerie sécurisée et confidentielle
• La neutralité est préservée vis-à-vis des personnes liées aux faits signalés

Des garanties sur le traitement des signalements

• Notification mail ou sms dès réception d’un signalement
• Le traitement rapide du signalement permet d’agir rapidement
• Effectuer un reporting pour évaluer l’efficacité du dispositif et faire un bilan documenté des signalements reçus

Pourquoi choisir une plateforme digitale pour gérer vos signalements ?

Un simple mail ou une ligne téléphonique sont des canaux plus exposés à des failles de sécurité sur la protection des données. De plus, la probabilité de retard de réception et de traitement des signalements est plus élevée.

La plateforme met en relation l’entreprise et le lanceur d’alerte de manière simple, confidentielle ou anonyme. Wispeek est donc un partenaire neutre des entreprises adhérentes.

Une solution clé en main prête à l’emploi :

• Mise en place rapide
• Accessible 24h/24 et 7j/7
• Intuitive et simple d’utilisation
• Conforme aux lois françaises, européennes et RGPD
• Modulable et personnalisable

Si vous souhaitez une démo personnalisée de notre plateforme et échanger avec notre équipe sur vos besoins c’est par ici.